„Was kostet das?“ ist die erste Frage in fast jedem Erstgespräch – und die am schwersten pauschal zu beantworten. Nicht, weil Verwaltungen ungern über Preise sprechen, sondern weil die Zahl allein nichts aussagt.
Zwei Angebote mit identischer Grundvergütung können sich in der Jahressumme deutlich unterscheiden, wenn das eine Leistungen enthält, die das andere gesondert abrechnet. Dieser Beitrag erklärt die Struktur, damit Sie Angebote sinnvoll vergleichen können.
Grundvergütung und Sondervergütung
Die Vergütung der WEG-Verwaltung wird üblicherweise pro Einheit und Monat vereinbart. Diese Grundvergütung deckt das laufende Geschäft ab: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, die jährliche Eigentümerversammlung, Beschluss-Sammlung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen und die üblichen Objektbegehungen.
Daneben stehen Sondervergütungen für Leistungen, die nicht regelmäßig anfallen – etwa die Begleitung größerer Baumaßnahmen, zusätzliche Versammlungen, die Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten oder Bescheinigungen für einzelne Eigentümer.
Diese Trennung ist grundsätzlich sinnvoll und üblich. Problematisch wird sie erst, wenn Leistungen, die zum Kerngeschäft gehören, in die Sondervergütung verschoben werden, damit die Grundvergütung im Angebot günstig aussieht.
Was die Höhe tatsächlich beeinflusst
Der Preis pro Einheit sinkt in der Regel mit der Größe der Anlage, weil sich der Aufwand für Versammlung und Abrechnung auf mehr Einheiten verteilt. Eine Gemeinschaft mit acht Einheiten zahlt pro Einheit fast immer mehr als eine mit sechzig.
Kostentreiber im Überblick
- Anzahl der Einheiten – der stärkste Einzelfaktor
- Baualter und Zustand: Sanierungsbedarf erzeugt laufenden Abstimmungsaufwand
- Technische Ausstattung: Aufzug, Tiefgarage, Heizzentrale, Photovoltaik
- Struktur der Gemeinschaft: Selbstnutzer- oder Vermieteranteil, Zahl auswärtiger Eigentümer
- Zahlungsverhalten und bestehende Rückstände
- Laufende oder absehbare Rechtsstreitigkeiten
- Entfernung zum Objekt – sie bestimmt, wie oft Präsenz überhaupt möglich ist
So vergleichen Sie Angebote belastbar
Vergleichen Sie nicht die Grundvergütung, sondern die erwartbare Jahressumme. Bitten Sie dazu jeden Anbieter, die Sondervergütungen offenzulegen und einen typischen Jahresverlauf zu kalkulieren.
Fragen, die jedes Angebot beantworten sollte
- 1Welche Leistungen sind in der Grundvergütung enthalten – vollständig aufgelistet?
- 2Welche Leistungen werden gesondert berechnet, und zu welchem Satz oder Stundenhonorar?
- 3Wie viele Objektbegehungen pro Jahr sind eingeschlossen?
- 4Ist eine zweite Versammlung im Jahr enthalten oder kostenpflichtig?
- 5Wie wird die Begleitung von Baumaßnahmen abgerechnet – pauschal oder prozentual zur Bausumme?
- 6Welche Reaktionszeiten werden bei Notfällen zugesagt?
- 7Bestehen eine Erlaubnis nach § 34c GewO, der Nachweis nach § 26a WEG und eine Vermögensschadenhaftpflicht?
- 8Wie lange läuft der Vertrag, und wie ist die Bestellungsdauer geregelt?
Warum das günstigste Angebot selten das wirtschaftlichste ist
Verwaltung ist ein personalintensives Geschäft. Ein auffällig niedriger Preis bedeutet in der Regel, dass mehr Einheiten auf eine Sachbearbeiterin kommen – mit den bekannten Folgen: verzögerte Abrechnungen, unbeantwortete Anfragen, aufgeschobene Instandhaltung.
Die Kosten dieser Verzögerungen tauchen in keinem Angebot auf, treffen die Gemeinschaft aber härter als eine höhere Verwaltervergütung. Ein nicht rechtzeitig gemeldeter Wasserschaden oder eine verpasste Gewährleistungsfrist kostet ein Vielfaches der jährlichen Honorardifferenz.
Fragen Sie deshalb nach der Betreuungsquote: Wie viele Einheiten verwaltet die Person, die für Ihr Objekt zuständig ist? Diese Zahl sagt mehr über die zu erwartende Qualität aus als der Preis.
Häufige Fragen
- Wie wird die Vergütung der WEG-Verwaltung berechnet?
- Üblich ist ein Betrag pro Einheit und Monat für das laufende Geschäft, ergänzt um Sondervergütungen für Leistungen, die nicht regelmäßig anfallen. Die Höhe hängt vor allem von der Anzahl der Einheiten, dem Zustand des Gebäudes und der technischen Ausstattung ab.
- Sind die Verwaltungskosten steuerlich absetzbar?
- Bei vermieteten Einheiten sind die Verwaltungskosten grundsätzlich als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ansetzbar. Bei selbstgenutztem Eigentum gilt das nicht. Für Ihren konkreten Fall sollten Sie steuerlichen Rat einholen.
- Warum ist die Verwaltung kleiner Gemeinschaften teurer pro Einheit?
- Weil der Grundaufwand kaum von der Größe abhängt: Versammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht fallen bei acht Einheiten fast im gleichen Umfang an wie bei dreißig. Der Aufwand verteilt sich nur auf weniger Einheiten.
Dieser Beitrag fasst die Rechtslage allgemein zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrer Eigentümergemeinschaft wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.